Datenschutzbestimmung v1.5

Effective Date: 23.03.2022

Datenerhebung und Datenverarbeitung

Die MPDL legt großen Wert den Schutz und die Sicherheit personenbezogener Daten. Dabei richten wir uns nach den entsprechenden Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGV).

Auf dieser Seite erhalten Sie genaue Informationen dazu, welche Arten von Daten zu welchen Zwecken erfasst und verarbeitet werden.

Benutzerkonten

Für die Nutzung von Minerva Messenger ist die Erstellung eines Benutzerkontos zwingend erforderlich. Eine Nutzung dieser Funktionalitäten ohne die Erstellung eines Kontos und die damit verbundene Speicherung personenbezogener Daten ist nicht möglich. Miterbeiterinnen und Mitarbeiter der Max-Planck-Gesellschaft können die Erstellung eines solchen Kontos selbständig vornehmen.

Die Einrichtung des Kontos, die Kontaktaufnahme per Email (minervamessenger@mpdl.mpg.de), oder das Abonnement unseres Newsletters beinhaltet die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten.

Folgende obligatorische personenbezogene Daten werden bei der Erstellung eines Benutzerkontos gespeichert:

• Benutzername
• E-Mailadresse

Um die Nutzung des optionalen Zoom Plug-ins zu ermöglichen, muss ein Zoom-Benutzerkonto (für die gleiche Email-Adresse, die für den minerva Messenger hinterlegt ist) durch den Nutzer erstellt werden. Um das Plugin zu aktivieren fügt der Service-Administrator den User zu dem Zoom-Benutzerkonto des Minerva Messenger hinzu.

Dazu werden folgende personenbezogene Daten innerhalb des externen Service Zoom gespeichert:

• E-Mailadresse
• Max-Planck-Institut (Benutzergruppe)

Um die Nutzung des BigBlueButton Plug-ins (Integration des GWDG Meet Services der Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG)) zu ermöglichen, werden folgende personenbezogenen Daten an den GWDG Meet Service übertragen:

• Vor- und Nachname (falls durch den User in Minerva Messenger hinterlegt) bzw. ansonsten der Benutzername
• E-Mailadresse des Users, welcher die GWDG Meet Videokonferenz startet

Um die Nutzung des GitHub Plug-ins zu ermöglichen, wird die Authentifizierung und Autorisierung auf GitHub Server (github.com) durchgeführt.

Um die Nutzung des GWDG GitLab Plug-ins (Integration des GWDG GitLab Services der Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG)) zu ermöglichen, wird die Authentifizierung und Autorisierung auf GWDG GitLab Server durchgeführt.

Folgende Daten können im Benutzerkonto optional ergänzt werden:

• Vor.- und Nachname, sowie Spitzname
• Berufsbezeichnung
• Profilfoto

Die Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Nutzung der Dienste von Minerva Messenger verwendet.

Die Speicherung und Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von berechtigtem Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich aus dem oben genannten Zweck zur Datenerhebung.

Sie werden von Minerva Messenger über wichtige Änderungen in Bezug auf unseren Service wie z.B. Änderungen der Vertragsbedingungen oder des Funktionsumfangs informiert, wenn Sie registrierter Nutzer unseres Services oder unseres Newsletters sind.

Daten zur Nutzung unseres Service

Wenn Sie sich für unseren Service registrieren oder diesen nutzen, werden automatisch Daten über die Nutzung des Service für statistische Zwecke und für die reibungslose Bereitstellung unseres Service erhoben. Diese gesammelten Daten umfassen:

• Beginn der Mitgliedschaft / Registrierung
• Datum, User ID, Status der Aktivität auf Minerva Messenger
• Log-Einträge (weitere statistische Daten, falls zutreffend)
• Zugehörigkeit zu Nutzergruppen
• Zugehörigkeit zu Kanälen
• Zugehörigkeit zu Teams
• Nutzer Access Tokens

Daten zu Inhalten und Dateien innerhalb des Service

Wenn Sie sich für unseren Service registrieren oder diesen nutzen, haben Sie die Möglichkeiten, Inhalte zu erstellen und Dateien in verschiedenen Formaten (Bilddateien, Microsoft® Excel, Microsoft® Word, PDF und andere) hoch zuladen. Minerva Messenger und seine Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf Inhalte und keine Rechte an den Inhalten, die Sie in unserem Service erstellen, hochladen, herunterladen, verwalten, oder in irgendeiner anderen Art und Weise in unserem Service verarbeiten.

Auskunft, Berichtigung, Löschung und Sperrung, Widerspruchsrecht

Sie sind gemäß § 34 BDSG (Art. 15 DSGVO) jederzeit berechtigt, gegenüber der MPDL um umfangreiche Auskunftserteilung zu den zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu ersuchen.

Ebenso können Sie Gemäß § 35 BDSG jederzeit gegenüber der MPDL die Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Sperrung (Art. 18 DSGVO) einzelner personenbezogener Daten verlangen. 

Sie haben darüber hinaus das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Sie können den Widerspruch postalisch oder per E-Mail an die MPDL übermitteln.

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Dies ist für die MPG das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Postfach 606, 91511 Ansbach.

Protokolldateien (Logs)

Aus technischen Gründen speichern unsere Server bei Ihrem Zugriff auf Minerva Messenger personenbezogene Verbindungsdetails in ihren Protokolldateien, den sogenannten Logfiles. Folgende Daten werden vorübergehend gespeichert:

• Ihre IP-Adresse und Nutzer ID
• Datum und Uhrzeit Ihres Zugriffs auf die Seite
• Adresse der aufgerufenen Seite
• Adresse der zuvor besuchten Webseite (Referrer)
• Name und Version Ihres Browsers/Betriebssystems (sofern übertragen)

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Webseite zwingend erforderlich. Diese Daten werden lediglich zur unmittelbaren Bereitstellung unserer Dienste, zur Störungsbeseitigung oder zur Abwehr eines Angriffs genutzt und nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Webseiten, zur Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung. 

Cookies

Um Ihnen die Nutzung unserer Webseite zu erleichtern, verwenden wir sog. “Session-Cookies”. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die nur für die Dauer Ihres Besuchs unserer Webseite auf Ihrer Festplatte hinterlegt und abhängig von der Einstellung Ihres Browser-Programms beim Beenden des Browsers wieder gelöscht werden. Diese Cookies rufen keine auf Ihrer Festplatte über Sie gespeicherten Informationen ab und beeinträchtigen nicht Ihren PC oder ihre Dateien.

Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder ihren Browser so einstellen, dass er Sie auf die Sendung von Cookies hinweist.

Bitte beachten Sie, dass einzelne Funktionen unserer Website beeinträchtigt werden könnten, wenn Sie die Verwendung von Cookies deaktiviert haben.

Datenübermittlung

Ihre personenbezogenen Daten werden nur in den gesetzlich erforderlichen Fällen bzw. zur Strafverfolgung aufgrund von Angriffen auf unsere Netzinfrastruktur an staatliche Einrichtungen und Behörden übermittelt. Eine Weitergabe zu anderen Zwecken an Dritte findet nicht statt.

Änderungen der Datenschutzbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung kann ggf. im Laufe der Zeit angepasst werden, weil sich die rechtlichen Rahmenbedingungen geändert haben oder weil neue Funktionalitäten oder Services dies erfordern.

Mit der Nutzung der Webseite erklären Sie sich mit den geänderten Bedingungen dieser Richtlinien zum Schutz persönlicher Daten einverstanden. 

Fragen an die Datenschutzbeauftragte

Für Fragen zum Thema Datenschutz steht Ihnen die Datenschutzbeauftragte der Max-Planck-Gesellschaft per E-Mail an datenschutz[at]mpg.de oder telefonisch unter +49 89 2108-1554 zur Verfügung.

Download Minerva_Messenger_Privacy-v1.5